21/02/2025 | Finlogistics

Hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu bao gồm những loại giấy tờ quan trọng nào? Có điểm gì khác giữa chứng từ của các mặt hàng xuất nhập khẩu?… Đây là thắc mắc của khá nhiều người mới vào nghề và chưa có kinh nghiệm. Do đó, việc gặp phải những rủi ro ngoài ý muốn khi thực hiện các bước thông quan hàng hóa là điều khó có thể tránh khỏi.

Hiểu rõ điều đó, bài viết hữu ích dưới đây mà Finlogistics cung cấp, hứa hẹn sẽ mang đến cho bạn đọc tất tần tật những thông tin chi tiết nhất về bộ hồ sơ Hải Quan đối với hàng nhập khẩu và xuất khẩu, cùng theo dõi nhé!

---

Bộ hồ sơ Hải Quan đối với hàng nhập khẩu bao gồm những chứng từ nào?

Hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu đã được Nhà nước quy định rõ trong Khoản 2, Điều 16, Thông tư số 39/2018/TT-BTC, bao gồm các loại chứng từ sau:

#Tờ khai Hải Quan hàng hóa

Doanh nghiệp nhập khẩu cần làm hồ sơ Hải Quan đối với hàng nhập khẩu phải nộp 02 bản chính của tờ khai Hải Quan (in theo mẫu HQ/2015/NK). Đây cũng là chính sách áp dụng đối với trường hợp khai báo Hải Quan trên giấy, đã được quy định rõ tại Khoản 2, Điều 25, Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, được sửa đổi & bổ sung tại Khoản 12, Điều 1, Nghị định số 59/2018/NĐ-CP.

#Hóa đơn thương mại (Invoice)

Hồ sơ Hải Quan đối với hàng nhập khẩu bắt buộc phải có Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Phía doanh nghiệp phải trình lên 01 bản chụp của tờ Invoice hoặc những chứng từ có giá trị tương đương khác. Tuy nhiên, có vài trường hợp không cần nộp chứng từ này như:

• Hàng hóa nhập khẩu nhằm thực hiện hợp đồng gia công cho doanh nghiệp nước ngoài.
• Bên mua hàng không cần thanh toán cho bên bán hàng, lô hàng gốc không có hóa đơn.

#Vận đơn hàng hải (B/L)

Doanh nghiệp cần nộp cho Hải Quan một bản sao vận đơn (Bill of Lading – B/L) hoặc những giấy tờ khác tương đương trong hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu. Đặc biệt, hàng hóa vận chuyển đa phương thức theo quy định của pháp luật bắt buộc phải có chứng từ này. Điều này cũng áp dụng đối với những trường hợp sau đây:

• Hàng hóa nhập khẩu thông qua cửa khẩu biên giới bằng hình thức đường bộ.
• Hàng hóa mua bán giữa các khu phi thuế quan và khu nội địa.
• Hàng hóa nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo bên mình.

Nếu hàng hóa nhập khẩu nhằm phục vụ cho hoạt động thăm dò và khai thác dầu khí hoặc vận chuyển tại các tàu dịch vụ thì doanh nghiệp có thể nộp bản kê khai hàng hóa thay thế cho B/L.

>>> Xem thêm: 7 bước thực hiện thủ tục Hải Quan mà các doanh nghiệp cần nắm rõ

#Giấy phép nhập khẩu hàng hóa

Chính sách Nhà nước quy định rõ các mặt hàng nằm trong Danh mục bị hạn chế nhập khẩu buộc phải làm thủ tục đăng ký xin giấy phép nhập khẩu chuyên ngành. Do đó, bộ hồ sơ Hải Quan đối với hàng nhập khẩu cũng thường yêu cầu phải có giấy phép nhập khẩu.

• Nếu chỉ nhập khẩu một lần, doanh nghiệp cần có một bản chính giấy phép nhập khẩu hoặc Văn bản cho phép nhập khẩu hợp lệ.
• Nếu nhập khẩu nhiều lần, doanh nghiệp chỉ cần nộp một bản chính khi thực hiện nhập khẩu lần đầu.

#Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành

Đây là loại giấy thường được yêu cầu trong bộ hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu. Tùy vào từng loại hàng hóa cụ thể, doanh nghiệp khai sẽ phải nộp bản sao y hoặc bản gốc giáy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành. Nếu nhập khẩu mặt hàng đó nhiều lần thì doanh nghiệp chỉ cần trình lên cho Chi cục Hải Quan bản gốc ở lần nhập khẩu đầu tiên.

#Giấy tờ chứng minh cá nhân, doanh nghiệp

Nằm trong bộ hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu, chứng từ này cần nộp nhằm chứng minh doanh nghiệp đạt đủ điều kiện để tiến hành nhập khẩu mặt hàng đó về Việt Nam. Chứng từ này chỉ cần nộp một bản sao duy nhất trong lần nhập khẩu hàng hóa đầu tiên.

#Tờ khai trị giá

Tờ khai trị giá là một phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp khi làm thủ tục khai quan cần nộp tờ khai trị giá lên trên Hệ thống Hải Quan dưới dạng file điện tử hoặc nộp trực tiếp 02 bản chính lên cho Cơ quan Hải Quan (nếu chọn khai báo trên giấy). Những trường hợp cần phải khai tờ khai trị giá và mẫu tờ khai trị giá được ghi rõ trong Thông tư số 39/2015/TT-BTC.

#Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là loại giấy tờ quan trọng nằm trong bộ hồ sơ Hải Quan đối với hàng nhập khẩu. Việc nộp C/O nhằm xác định chính xác nguồn gốc xuất xứ của lô hàng trong quá trình xuất nhập khẩu và doanh nghiệp nên liên hệ với bên nhà sản xuất tại quốc gia xuất khẩu để xin cung cấp C/O. Hơn nữa, doanh nghiệp xin được C/O còn có thể nhận được mức ưu đãi đặc biệt về thuế khi thông quan.

#Danh mục thiết bị, máy móc 

Danh mục thiết bị, máy móc sẽ được yêu cầu đối với những mặt hàng máy liên hợp hoặc tổ hợp máy có mã HS code thuộc Chương 84, 85 và 90 hoặc khi phân loại thiết bị, máy móc ở trạng thái chưa lắp ráp hoặc tháo rời. Hải Quan thường sẽ yêu cầu doanh nghiệp nộp 01 bản chụp và xuất trình bản chính Danh mục thiết bị. máy móc. Đồng thời, doanh nghiệp cần mang kèm theo phiếu theo dõi trừ lùi (theo Thông tư số 14/2015/TT-BTC), nếu nhập khẩu nhiều lần.

#Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu

Đối với những doanh nghiệp sử dụng dịch vụ uỷ thác nhập khẩu thì hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu không thể không có Hợp đồng uỷ thác. Nếu mặt hàng nhập khẩu có tên trong Danh mục hàng hóa bắt buộc phải xin giấy phép thì doanh nghiệp phải trình lên 01 bản sao y hợp đồng. 

Bộ hồ sơ Hải Quan đối với hàng xuất khẩu thương mại như thế nào?

Với các doanh nghiệp muốn làm hồ sơ Hải Quan đối với hàng xuất khẩu thương mại, quy trình thực hiện diễn ra như sau:

• Doanh nghiệp tiến hành khai báo Hải Quan và xuất trình bộ hồ sơ Hải Quan xuất khẩu với đầy đủ các loại giấy tờ. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên xuất trình thực tế hàng hóa cho Cơ quan Hải Quan kiểm tra. 
• Sau đó, Hải Quan sẽ có trách nhiệm thông quan lô hàng xuất khẩu cho doanh nghiệp, nếu không có gì sai sót.

Hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu trình lên sẽ bao gồm:

• Tờ khai hàng hóa xuất khẩu
• Giấy phép xuất khẩu (đối với các lô hàng yêu cầu)
• Giấy thông báo miễn kiểm tra (hoặc thay bằng bản gốc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành)

Sau khi doanh nghiệp nộp và xuất trình bộ hồ sơ, Hải Quan sẽ tiếp nhận và kiểm tra kỹ lượng các giấy tờ trong khoảng 01 ngày làm việc.

Những đối tượng cần làm hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu

Dựa theo Khoản 4, Điều 1, Nghị định số 59/2018/NĐ-CP, những đối tượng cần làm hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu được quy định rõ sau đây:

1. Hàng hóa/Vật phẩm

• Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu hoặc hàng quá cảnh.
• Ngoại tệ (tiền mặt) hoặc tiền Việt.
• Công cụ chuyển nhượng
• Vàng, đá quý, kim loại quý,…
• Những sản phẩm văn hóa
• Di vật, cổ vật, bảo vật,…
• Bưu kiện hoặc bưu phẩm xuất nhập khẩu
• Tư trang, hành lý của người thực hiện xuất nhập cảnh
• Một số vật phẩm xuất nhập khẩu hoặc quá cảnh trong địa bàn hoạt động của Hải Quan.

2. Phương tiện vận tải

• Vận chuyển hàng bằng đường bộ
• Vận chuyển hàng bằng đường biển
• Vận chuyển hàng bằng đường sắt
• Vận chuyển hàng bằng đường hàng không
• Vận chuyển hàng bằng đường thủy nội địa
• Vận chuyển hàng bằng đường sông xuất nhập cảnh hoặc quá cảnh

Quy định thời hạn nộp hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu

Điều 25 của Luật Hải Quan năm 2014 quy định chính xác thời hạn nộp hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu như sau:

• Đối với các lô hàng xuất khẩu: Tờ khai phải nộp sau khi hàng đã được tập kết tại địa điểm do doanh nghiệp thông báo, chậm nhất là 04 tiếng trước khi phương tiện vận chuyển xuất cảnh.
• Đối với các lô hàng hóa xuất khẩu bằng dịch vụ chuyển phát nhanh: Thời gian nộp chậm nhất là 02 giờ, trước khi phương tiện vận chuyển xuất cảnh.
• Đối với các lô hàng nhập khẩu: Tờ khai phải được nộp trước khi lô hàng đến cửa khẩu hoặc sau 30 ngày, tính từ ngày lô hàng hóa đến cửa khẩu.

Tại sao nên chọn làm hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu tại Finlogistics?

Finlogistics tự tin là một trong những đơn vị Forwarder uy tín và tiên phong hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ Hải Quan trọn gói, xử lý thủ tục xuất nhập khẩu hiện nay. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi thấu hiểu những vấn đề, khó khăn của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục thông quan và vận chuyển hàng hóa.

Được đánh giá là đối tác đáng tin cậy và lâu dài của nhiều doanh nghiệp trong nước và ngoài quốc tế, Finlogistics cam kết với khách hàng:

• Hỗ trợ tận tình từ A-Z các bước làm thủ tục thông quan, hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu hàng hóa trọn gói
• Giàu kinh nghiệm và xử lí những vấn đề rủi ro một cách triệt để, hạn chế hậu quả
• Chi phí cạnh tranh, xứng đáng với chất lượng dịch vụ mang lại
• Quy trình làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và đầy đủ tính pháp lý
• Luôn bảo đảm tiến độ thông quan lô hàng một cách nhanh chóng
• Sẵn sàng tư vấn và giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình làm thủ tục

>>> Xem thêm: Tìm hiểu các bước cách tra cứu mã vạch Hải Quan từ A – Z chi tiết

Tổng kết

Toàn bộ nội dung, thông tin chi tiết về hồ sơ Hải Quan xuất nhập khẩu đã được Finlogistics làm rõ ở trên. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc xử lý giấy tờ, thông quan hàng hóa, hãy liên hệ trực tiếp đến hotline hoặc form đăng ký để được hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời.

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn