Booking trong xuất nhập khẩu là gì? Những nội dung quan trọng mà bạn cần biết

4.9/5 - (94 bình chọn)

Booking trong xuất nhập khẩu là gì? Booking xuất nhập khẩu cũng giống như việc bạn book vé máy bay hay phòng nghỉ. Đây là một trong những thủ tục quan trọng, thường xuyên xuất hiện dưới hình thức vận chuyển đường biển hoặc hoạt động Logistics nói chung. Vậy các bước quy trình làm thủ tục booking hàng hóa xuất nhập khẩu như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết hữu ích dưới đây với Finlogistics nhé!

Nội dung chính
Toggle

Tìm hiểu khái niệm Booking trong xuất nhập khẩu là gì?
Định nghĩa
Những thuật ngữ phổ biến
Những thông tin quan trọng trong tờ Booking
Quy trình thực hiện booking hàng hóa xuất nhập khẩu chi tiết
Một số lưu ý cần thiết trong quá trình lấy Booking Note
Tổng kết

Tìm hiểu khái niệm Booking trong xuất nhập khẩu là gì?

Định nghĩa

Vậy booking trong xuất nhập khẩu là gì? Việc booking thường được hiểu là quá trình đặt chỗ cho hàng hóa trên những phương tiện vận chuyển, ví dụ như: tàu biển, máy bay hay xe tải,… Quá trình booking hàng hóa xuất nhập khẩu này thường được thực hiện qua việc đặt chỗ trên những phương tiện vận chuyển, nhằm đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được vận chuyển đi đúng với thời gian và địa chỉ mong muốn.

Những thuật ngữ phổ biến

#Booking Note

Là một tài liệu hoặc chứng từ thường được sử dụng trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa, nhằm mục đích ghi lại những thông tin quan trọng, liên quan đến việc đặt chỗ trên phương tiện vận chuyển và quá trình vận chuyển hàng hóa. Hình thức booking hàng hóa xuất nhập khẩu này thường bao gồm những thông tin cần thiết như:

Thông tin bên vận chuyển (phương tiện vận chuyển, đơn vị vận chuyển,…)
Thông tin về hàng hóa (số lượng, trọng lượng, đặc điểm,…)
Thông tin chi tiết của người gửi và người nhận hàng
Thời gian và địa chỉ gửi – nhận hàng hóa
Những điều khoản và điều kiện vận chuyển hàng hóa
Những hướng dẫn khác liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa

#Booking Request

Loại booking này thường được sử dụng khi cần đưa ra yêu cầu đặt chỗ trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Khi một doanh nghiệp muốn di chuyển hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác, thì họ sẽ gửi một yêu cầu đặt chỗ hàng hóa tới đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa, chẳng hạn như: các hãng tàu, hãng hàng không hoặc những công ty vận tải Logistics,…

Các chủ hàng cần phải điền đầy đủ những thông tin cần thiết vào tờ Booking Request, thông qua biểu mẫu ở trên website của hãng, thông qua Email hoặc công ty Logistics để có thể đặt chỗ với các hãng vận chuyển hàng hóa.

Việc booking hàng hóa xuất nhập khẩu này sẽ chứa những thông tin chi tiết về: loại hàng, khối lượng, trọng lượng, địa điểm xuất phát và điểm đến cùng những yêu cầu khác liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa. Lúc đó, phía đơn vị vận chuyển hàng hóa sẽ xem xét các yêu cầu và tiến hành xác nhận việc đặt chỗ nếu có khả năng vận chuyển cho các chủ hàng.

#Booking Confirmation

Đây là một thông báo chính thức từ phía nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa để xác nhận rằng yêu cầu đặt chỗ của chủ hàng đã được chấp thuận. Lúc này, hàng hóa sẽ được đơn vị vận chuyển tiến hành theo như lịch trình đã đăng ký.

Thông báo booking hàng hóa xuất nhập khẩu này thông thường sẽ bao gồm những thông tin cụ thể về việc đặt chỗ, ngày và giờ vận chuyển, tên của người gửi và người nhận, địa chỉ đón và trả hàng hóa, thông tin của đơn vị vận chuyển và hình thức vận chuyển sẽ được sử dụng,…

Sau khi đã nhận được Booking Request từ phía chủ hàng và chấp thuận yêu cầu, thì đơn vị vận chuyển sẽ gửi lại bản Booking Confirmation đến cho chủ hàng. Tiếp theo, bên đơn vị vận chuyển sẽ chuẩn bị các chứng từ và thủ tục thông quan Hải Quan để vận chuyển hàng hóa như đúng giao dịch.

>>> Xem thêm: Làm rõ chi tiết quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển

Những thông tin quan trọng trong tờ Booking

Một số thông tin quan trọng thường có trong tờ booking hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm:

Thông tin của người gửi hàng (doanh nghiệp xuất khẩu): bao gồm tên công ty, địa chỉ, các thông tin liên hệ như: số điện thoại và mã fax của người gửi hàng,…
Thông tin của người phụ trách: bao gồm tên của người phụ trách Logistics hoặc người đại diện của công ty/ doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa.
Thông tin vận chuyển hàng hóa: bao gồm tên của hãng tàu hoặc hãng hàng không vận chuyển khi mà booking được thực hiện.
Cảng đi (Port of Loading): đây là cảng nơi mà hàng hóa sẽ được bốc xếp lên phương tiện vận chuyển (như tàu biển, máy bay, xe tải,…).
Cảng đến (Port of Discharge): đây là cảng đích hoặc nơi tiến hành nhận và bốc dỡ hàng hóa.
Ngày tàu chạy (ETD): đây là ngày dự kiến tàu biển sẽ bắt đầu khởi hành từ cảng đi.
Thông tin về đơn hàng: bao gồm cả khối lượng, số lượng, kích thước và bất kỳ chi tiết nào khác có liên quan đến đặc điểm, tính chất của hàng hóa.
Cước phí vận chuyển: thông tin về cước phí sẽ bao gồm phí trả trước (Freight Prepaid) và phí trả sau (Freight Collect).
Giá mua và bán: thông tin về giá cả mua hàng và giá bán hàng hóa ở trên tàu.
Những phụ phí khác: bao gồm cả những phụ phí liên quan đến quá trình vận chuyển và xử lý hàng hóa như phí bốc dỡ, phí vận chuyển nội địa, phí bốc xếp, phí cân nặng hàng hóa,…

Quy trình thực hiện booking hàng hóa xuất nhập khẩu chi tiết

Theo đó, quá trình booking hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ bao gồm các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tìm kiếm và chọn lựa những hãng tàu vận chuyển hàng hóa phù hợp với yêu cầu về thời gian và hàng hóa của doanh nghiệp. Công ty xuất khẩu cần phải tạo danh sách những hãng tàu có thể đáp ứng được yêu cầu vận chuyển hàng hóa.
Bước 2: Gửi yêu cầu booking hàng hóa xuất nhập khẩu tới cho hãng tàu, bao gồm những thông tin chi tiết về hàng hóa như ngày dự kiến xuất cảng, cảng đi, cảng đến, số lượng và phân loại container, yêu cầu về vị trí và thời gian cung cấp thùng container rỗng, thời gian được miễn lưu trữ hàng tại cảng,…
Bước 3: Hãng tàu sẽ xem xét và kiểm tra tính khả thi của các yêu cầu. Nếu hợp lý, thì hãng sẽ gửi Booking Confirmation và Packing List cho bên yêu cầu, theo đúng yêu cầu của bên vận chuyển.
Bước 4: Tiến hành duyệt lệnh tại văn phòng của hãng tàu để có thể sắp lịch và lấy thùng container rỗng đóng hàng hóa.

Quy trình booking hàng hóa xuất nhập khẩu này có thể đi kèm với những bước khác, điều này tùy thuộc vào yêu cầu và các quy định của từng công ty, đơn vị vận chuyển và cảng biển. Chính vì vậy, các chủ hàng cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng và làm việc chặt chẽ cùng với những đối tác để có thể đảm bảo việc xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng.

Một số lưu ý cần thiết trong quá trình lấy Booking Note

Kiểm tra kỹ càng những thông tin về lô hàng như: mã hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước,… để có thể đảm bảo rằng những thông tin trên Booking Note là đúng và phù hợp với những yêu cầu của doanh nghiệp.
Xác định những yêu cầu về quá trình vận chuyển như: phương tiện vận chuyển (xe container, tàu biển, máy bay,…), điểm đi và điểm đến, thời gian vận chuyển dự kiến,… Phải đảm bảo rằng booking hàng hóa xuất nhập khẩu đáp ứng đầy đủ những yêu cầu này và phù hợp đối với kế hoạch xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
Tiến hành đặt lịch và lấy Booking Note đúng thời gian đã quy định. Nên lập kế hoạch từ trước và thực hiện các bước thủ tục liên quan với thời hạn để tránh gây trễ hẹn hoặc những vấn đề phát sinh khác.
Đọc kỹ và tìm hiểu những điều khoản và điều kiện liên quan đến Booking Note. Điều này sẽ bao gồm những quy định về mức phí vận chuyển, bảo hiểm và trách nhiệm, thủ tục đăng ký, hủy bỏ,… Hãy đảm bảo doanh nghiệp xuất khẩu đã hiểu và chấp thuận tất cả những điều khoản trước khi lấy booking hàng hóa xuất nhập khẩu.
Lưu ý một vài thông tin quan trọng, quá trình giao dịch và số liên lạc của các bên liên quan để có thể liên hệ và giải quyết nhanh chóng những vấn đề khi cần thiết. Đồng thời, nên lưu trữ những tài liệu, bản gốc và bản sao của Booking Note và những tài liệu liên quan một cách an toàn và đúng theo trình tự.

Tổng kết

Trên đây là những nội dung, thông tin giải thích booking trong xuất nhập khẩu là gì, cũng như quy trình lấy booking cho các doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa. Nếu như quý khách hàng muốn nhờ bên thứ ba thực hiện booking hàng hóa xuất nhập khẩu thì Finlogistics chính là một sự lựa chọn tuyệt vời. Với gần 10 năm kinh nghiệm trong ngành Logistics và lĩnh vực booking hàng hóa xuất nhập khẩu, chúng tôi tự tin sẽ cung cấp cho khách hàng dịch vụ chất lượng an toàn, nhanh chóng và tối ưu giá cả hàng đầu hiện nay!

Finlogistics

Thông tin liên hệ: