Commercial Invoice là gì? Các chức năng cơ bản cần nắm của Hóa đơn thương mại

Commercial Invoice là gì? Đây là loại giấy tờ có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh tế thương mại, đặc biệt là xuất nhập khẩu. Có lẽ chúng ta đã quá quen thuộc đối với những loại hóa đơn thông thường khác, nhưng chi tiết về Invoice thì không phải ai cũng có cơ hội để tiếp xúc và hiểu rõ.

Do đó, qua bài viết này của Finlogistics, chúng tôi sẽ mang đến những nội dung, thông tin cô đọng và đầy đủ nhất về tờ đơn Invoice. Hy vọng bạn sẽ phần nào nắm được quy trình thủ tục, vai trò cũng như tính pháp lý của Commercial Invoice trong những hoạt động thương mại – xuất nhập khẩu!

Commercial Invoice là “trái tim” của mọi giao dịch quốc tế, đảm bảo minh bạch về mặt tài chính và tuân thủ quy định pháp luật

Commercial Invoice là gì?

#Định nghĩa

Commercial Invoice (còn được gọi là Hóa đơn thương mại) là một loại chứng từ quan trọng và bắt buộc trong mọi giao dịch mua bán, vận chuyển hàng hóa quốc tế. Chứng từ này được người bán (người xuất khẩu) lập ra và gửi cho người mua (người nhập khẩu) nhằm yêu cầu thanh toán cho lô hàng đã bán và cung cấp những thông tin chi tiết về giao dịch.

Hơn nữa, Commercial Invoice còn đóng vai trò then chốt trong quá trình thông quan Hải Quan, xác định giá trị hàng hóa để tính thuế phí và là bằng chứng xác thực của Hợp đồng mua bán (Sales Contract).

#Hình thức

Thông thường, Commercial Invoice sẽ được phát hành theo: 1 bản gốc + 2 bản sao. Tuy nhiên, hầu hết các quốc gia đều KHÔNG giới hạn số lượng bản chính có thể phát hành, bởi đây là chứng từ rất cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu và khai báo thông quan Hải Quan.

Commercial Invoice được sử dụng phổ biến trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

#Vai trò

Vậy vai trò của Commercial Invoice là gì? Invoice có nhiều chức năng quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế, cụ thể:

• Đây là văn bản chính thức mà người bán sử dụng để yêu cầu người mua trả chi phí cho hàng hóa đã giao
• Là chứng từ bắt buộc để khai báo Hải Quan ở cả quốc gia xuất khẩu và quốc gia nhập khẩu. Hải Quan sẽ sử dụng thông tin trên Hóa đơn để xác định giá trị hàng hóa; tính toán thuế phí nhập khẩu, thuế GTGT (VAT); kiểm soát việc tuân thủ quy định xuất nhập khẩu;…
• Xác nhận chi tiết về thỏa thuận mua bán giữa người bán và người mua, bao gồm mô tả hàng hóa, số lượng, giá cả và điều kiện giao hàng Incoterms
• Trong những phương thức thanh toán quốc tế như: L/C, T/T,… Commercial Invoice là một trong những chứng từ chính mà các ngân hàng yêu cầu để xử lý thanh toán
• Cả người bán lẫn người mua đều sử dụng Commercial Invoice cho mục đích ghi nhận doanh thu, chi phí và quản lý sổ sách kế toán

#Phân loại

Hiện nay, Hóa đơn thương mại được phân ra làm 4 loại chính bao gồm:

• Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): hóa đơn thanh toán sơ bộ tiền hàng trong những trường hợp như: giá hàng là tạm tính, thanh toán theo từng phần,…
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice): hóa đơn dùng để thanh toán hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng
• Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice): hóa đơn có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): tương tự như hóa đơn thương mại nhưng chúng không dùng để thanh toán bởi vì không phải là yêu cầu đòi tiền. Loại hóa đơn này thường dùng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu,…

Việc nắm rõ vai trò và phân loại Commercial Invoice sẽ giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp

Nội dung của Commercial Invoice bao gồm những gì?

Nội dung của Commercial Invoice tiêu chuẩn thường bao gồm những thông tin quan trọng sau đây:

1. Tiêu đề “Commercial Invoice” hoặc “Hóa đơn thương mại”

2. Số Invoice Number (mã số duy nhất)

3. Ngày lập Invoice (Date of Issue)

4. Thông tin của người bán (Seller/Exporter): tên, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại, email, mã số thuế (nếu có)

5. Thông tin của người mua (Buyer/Importer): tên, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại, email, mã số thuế (nếu có)

6. Số tham chiếu/số đơn hàng (Purchase Order No./Reference No.): số đơn đặt hàng hoặc mã tham chiếu từ người mua

7. Điều kiện thanh toán (Payment Terms)

8. Điều kiện giao hàng (Incoterms)

9. Cảng xếp hàng (Port of Loading): cảng nơi hàng hóa bắt đầu hành trình

10. Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): cảng nơi hàng hóa sẽ được dỡ xuống

11. Mô tả chi tiết hàng hóa, bao gồm

• Mã sản phẩm (Part No./SKU) (nếu có)
• Mô tả hàng hóa (Description of Goods)
• Mã HS (HS Code)
• Số lượng (Quantity)
• Đơn vị tính (Unit of Measurement)
• Đơn giá (Unit Price)
• Thành tiền (Amount)

12. Tổng cộng (Total):

• Tổng số lượng (Total Quantity)
• Tổng trọng lượng tịnh (Total Net Weight)
• Tổng trọng lượng tổng (Total Gross Weight)
• Tổng thể tích (Total Volume)
• Tổng giá trị hàng hóa (Subtotal/Total Goods Value)
• Các chi phí khác (Other Charges)
• Tổng số tiền phải thanh toán (Total Amount Due)

13. Chữ ký của người đại diện có thẩm quyền của người bán và con dấu của doanh nghiệp

Một số nội dung thường gặp trên một mẫu Invoice

Sự khác nhau giữa Hóa đơn phi thương mại và Hóa đơn thương mại là gì?

Sẽ có khá nhiều người bị nhầm lẫn giữa Hóa đơn thương mại và Hóa đơn phi thương mại (Non-Commercial Invoice). Tuy nhiên, đây là hai loại chứng từ hoàn toàn khác nhau. Hóa đơn phi thương mại là loại chứng từ có chức năng mở tờ khai và khai báo những vấn đề liên quan đến giá cả và thuế phí nhập khẩu. Ngoài ra, Hóa đơn này không được dùng làm căn cứ để thanh toán giữa các bên mua bán.

• Điểm giống: Commercial Invoice và Non-Commercial Invoice có hình thức tương đối giống nhau. Nội dung của hai loại chứng từ này cũng bao gồm những thông tin như nhau
• Điểm khác: Điểm khác biệt lớn nhất giữa Hóa đơn thương mại và Hóa đơn phi thương mại chính là chức năng sử dụng. Theo đó, Non-Commercial Invoice chỉ có chức năng là mở tờ khai, kê khai giá và nộp thuế Hải Quan. Đặc biệt, chứng từ này không có ý nghĩa trong việc thanh toán chi phí giữa bên mua bên bán như Hóa đơn thương mại

Các doanh nghiệp cần phân biệt rõ sự khác nhau giữa Commercial Invoice và Non-Commercial Invoice

>>> Xem thêm: Packing List là gì? Đặc điểm và vai trò của Packing List trong Logistics

Tổng kết

Như vậy, bài viết đã trình bài những nội dung liên quan đến Commercial Invoice là gì và một số điều cần lưu ý quan trọng khi xử lý loại chứng từ này. Hy vọng rằng các doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan nhất về thuật ngữ nói trên. Trong trường hợp khách hàng cần tư vấn thêm về những chứng từ, thủ tục liên quan đến Invoice, vui lòng liên hệ cho đội ngũ nhân sự của Finlogistics để được hỗ trợ mọt cách nhanh chóng, hiệu quả và tối ưu nhất nhé!

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn