Tìm hiểu khái niệm PO là gì trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá

PO là gì? PO là một trong những loại chứng từ quan trọng trong giao dịch hàng hoá thương mại quốc tế. Vậy những nội dung chính trên PO như thế nào và có vai trò quan trọng ra sao? Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ tất tần tật khái niệm về PO. Hãy cùng Finlogistics đi sâu tìm hiểu ngay dưới đây nhé!

Thuật ngữ PO là gì?

PO (viết tắt của Purchase Order) được hiểu là đơn đặt hàng. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, PO là một loại chứng từ quan trọng, tương tự như một bản Hợp đồng thương mại (Sales Contract) giữa bên mua và bên bán hàng. Trong PO ghi rõ những thông tin chi tiết về số lượng, giá trị, đặc điểm,… của hàng hoá, thời gian giao – nhận hàng, điều kiện giao hàng, quy cách thanh toán và một số điều khoản liên quan khác.

Vai trò của PO là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong hoạt động giao dịch hàng hoá thương mại quốc tế, PO đóng vai trò quan trọng như sau:

• Hỗ trọ bên mua hàng truyền đạt những thông tin về hàng hoá cần mua đến cho bên bán, bao gồm: kích thước, số lượng và mẫu mã.
• Những thông tin có trong PO sẽ hỗ trợ việc quản lý đơn hàng cụ thể và hiệu quả hơn nhiều.
• Là loại tài liệu xác thực cho việc mua hàng, giúp ghi chép đầy đủ chi phí cho phía doanh nghiệp. Khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán đến để kiểm tra, PO chính là bằng chứng quan trọng hàng đầu để doanh nghiệp xác minh được tổng chi phí đã tích hợp vào hoạt động quản lý chi phí và kinh doanh.
• PO mang giá trị pháp lý cao, giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên mua lẫn bên bán trong quá trình thực hiện giao dịch hàng hoá.
• PO có tham gia vào quy trình đặt hàng, giúp đẩy nhanh quy trình mua – bán hàng hoá diễn ra chuyên nghiệp hơn.

Những nội dung chính cần có trên PO

Purchase Order có nhiều điểm giống với Hợp đồng mua bán, do đó những nội dung trên PO sẽ thể hiện rõ thông tin của bên mua, bên bán và hàng hoá, cũng như một số yếu tố khác như: quy cách giao hàng, quy cách thanh toán,… Một PO thông thường sẽ bao gồm những nội dung cụ thể như sau:

• Number & Date (Số đơn đặt hàng và ngày tháng)
• Seller (Name – Contact – Tel/fax) (Thông tin của bên bán)
• Buyer (Name – Contact – Tel/fax) (Thông tin của bên mua)
• Goods Description/Commodity/Product (Mô tả hàng hoá)
• Quantity (Số lượng hàng hoá)
• Specifications/Quality (Phẩm cấp hàng hoá/ Thông số kỹ thuật)
• Unit Price (Đơn giá)
• Total Amount (Tổng giá trị của bản hợp đồng)
• Incorterms (Điều kiện giao hàng)
• Payment terms (Điều kiện thanh toán)
• Special Instruction: Discount, FOC… (Hướng dẫn đặc biệt: Giảm giá, FOC,…)
• Signature (Chữ ký)

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết quy trình lấy lệnh giao hàng điện tử EDO

Hướng dẫn phân biệt giữa PO, PI và SC

Mặc dù Purchase Order là một thuật ngữ khá phổ biến trong lĩnh vực Logistics – xuất nhập khẩu nói chung, nhưng trên thực tế vẫn có nhiều người bị nhầm lẫn giữa PO – PI – SC. Dưới đây là bảng so sánh đơn giản để làm rõ 03 thuật ngữ này:

Lời kết

Tóm lại, bài viết đã làm rõ khái niệm PO là gì cũng như vai trò vô cùng quan trọng của loại chứng từ này trong hoạt động xuất nhập khẩu. PO không chỉ cung cấp những thông tin chi tiết về hàng hoá, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đơn hàng một cách hiệu quả và bảo vệ quyền lợi pháp lý cho cả đôi bên. Nếu bạn còn thắc mắc nào về thuật ngữ này, hãy liên hệ cho đội ngũ của Finlogistics để được tư vấn kỹ hơn nhé!

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn