Hiện nay, Việt Nam đã áp dụng nhiều hình thức nhập khẩu hàng hóa khác nhau, trong đó phổ biến nhất là đường biển. Vì thế nên việc nắm rõ quy định hàng hải sẽ giúp hoạt động mua bán của quý doanh nghiệp diễn ra thuận lợi. Cụ thể, quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết sẽ phụ thuộc vào từng nhóm sản phẩm khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình tối thiểu sẽ bao gồm các bước sau đây.

Tóm tắt 10 bước cơ bản trong quy trình nhập khẩu hàng hóa ĐƯỜNG BIỂN

Đặt lịch, kiểm tra, xác nhận booking tàu

Sau khi ký kết hợp đồng mua bán (sale contract), bước đầu tiên cần thực hiện là đặt booking tàu. Thông thường, hãng tàu sẽ hết chỗ trước lịch chạy 1 tuần, đặc biệt là vào mùa cao điểm. Khi thực hiện booking tàu, doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin sau:

• Cảng đi (port of loading): Nơi hàng hóa được xếp lên tàu
• Cảng chuyển tải: Có 2 hình thức bao gồm chuyển tải (transit) hoặc đi thẳng (direct) tùy theo lựa chọn ban đầu
• Cảng đến (port of discharge): Nơi đáp hàng hóa
• Tên hàng, trọng lượng: Theo thông tin trên bộ chứng từ
• Số lượng (Volumn): Số lượng container 
• HS code
• Ngày xuất hàng (ETD): Ngày tàu xuất phát theo dự kiến
• Thời gian hàng xong (Cargo ready date): Theo thống nhất giữa đôi bên
• Một số yêu cầu khác: Kích cỡ, loại container, nhiệt độ, độ thông gió…

Sau khi cung cấp thông tin, bước tiếp theo là kiểm tra và xác nhận booking:

• Tuyến (POL-POD) 
• Giá cước 
• ETD, line (Hãng tàu nào)
• Khối lượng hàng, số lượng cont 
• Local charge 
• Hình thức trả (Prepaid hay Collect) 
• Cancel fee, deposit,… 

Theo dõi đóng hàng và cập nhật thông tin từ bên xuất khẩu

Việc theo dõi, giám sát tiến trình đóng hàng sẽ do bên xuất khẩu, đại lý hoặc đối tác giao dịch FDW của bạn thực hiện. Các thông tin cập nhật bao gồm:

+ Ảnh chụp container rỗng nhằm đảm bảo không xảy ra hư hại gì trước đó

+ Ảnh chụp bảng điều khiển nhiệt độ với hàng hóa đông lạnh.

Kiểm tra chứng từ, hồ sơ lô hàng

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là yêu cầu đối tác chuẩn bị các chứng từ cần thiết để tiến hành nhập lô hàng.

Nhận thông báo khi hàng đến

Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo hàng đến (arrival notice) trước khi tàu cập bến 1 ngày. Các thông tin arrival notice sẽ tương tự như hóa đơn mua hàng, bao gồm: Tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, tên tàu, số chuyến, số hiệu container, seal, mô tả hàng hóa. Sau đó, chúng ta tiến hành thực hiện lệnh giao hàng D/O: Giấy giới thiệu, Hóa đơn gốc, Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).

Đăng ký chứng từ để nhận lô hàng

Tùy theo yêu cầu của từng loại hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị mã HS code, chứng từ liên quan theo quy định để đăng ký thủ tục nhập hàng.

Khai báo hải quan

Đây là bước quan trọng và tương đối phức tạp trong quy trình nhập khẩu hàng hóa. Thủ tục này đòi hỏi đầy đủ các chứng từ: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép nhập khẩu… Ngoài các chứng từ theo như liệt kê, doanh nghiệp cần lưu ý đến chữ ký số nếu thực hiện thủ tục khai báo hải quan online.

Mở và thông quan; thanh lý tờ khai

Để tiến hành mở tờ khai và thông quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy giới thiệu, tờ khai phân luồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn… Sau đó hoàn thiện thủ tục nộp thuế, in mã vạch tại cảng và nộp ít nhất 2 bộ tờ khai đã thông quan cùng mã vạch cho bên giám sát hải quan. Họ sẽ đóng dấu lên mã vạch rồi giữ lại 1 bộ, bộ còn lại trả về cho doanh nghiệp.

Vận chuyển hàng hóa về kho

Sau khi thanh lý tờ khai, doanh nghiệp hãy mang theo D/O đến phòng thương vụ cảng để đóng phí. Tiếp theo giao chứng từ EIR, D/O cho tài xế để trình giám sát cổng, sau đó cho xe rời cảng về kho.

Rút hàng và trả container

Khi xe chở hàng đến kho, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng container, seal… Sau khi rút hàng, tài xế sẽ mang trả container về cảng.

Lưu trữ chứng từ và hồ sơ

Khi quá trình nhập hàng vào kho được hoàn tất, doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa để đối chiếu trong trường hợp khiếu nại phát sinh.

Những điều cần lưu ý trong quy trình nhập khẩu hàng hóa

Khi thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

• Mỗi tờ khai có thể khai tối đa 50 loại hàng hóa. Nếu số lượng hàng hóa nhiều hơn, doanh nghiệp cần dùng nhiều tờ khai và liên kết bằng số nhánh.
• Nếu doanh nghiệp thuộc diện không đủ điều kiện để đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ báo lỗi và từ chối cấp tờ khai (Trừ các loại hàng hóa cứu trợ, phục vụ an ninh quốc phòng)
• Với cùng một mặt hàng nhưng lại có thời gian nộp thuế khác nhau, doanh nghiệp cần khai báo trên nhiều tờ khai khác nhau ứng với thời điểm nộp thuế.
• Liệt kê các loại hàng hóa thuộc diện miễn giảm thuế/Hàng hóa chịu thuế VAT/Hàng hóa đặc biệt với thuế suất cao. Nhằm đảm bảo lợi ích cũng như thực hiện đầy đủ nghĩa vụ doanh nghiệp.

Trên đây là tổng hợp 10 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về lĩnh vực. 

Hiện nay, Fin Logistics là đơn vị cung cấp dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế tối ưu về chi phí lẫn thời gian. Liên hệ Fin Logistics ngay để được tư vấn quy trình xuất nhập khẩu quốc tế, quy trình nhập khẩu Trung Quốc chính ngạch, quy trình nhập khẩu quạt điện, thiết bị điện máy công nghệ, gia dụng, thời trang may mặc…

• Email: info@fingroup.vn
• Hotline: +84389505083